Copilot Schulung
Microsoft 365 Copilot einführen: Schulungsvideos mit KI-Avatar für ein Pharmaunternehmen
Lizenzen sind schnell gekauft, genutzt werden sie deshalb noch lange nicht. Für ein Pharmaunternehmen haben wir eine modulare Videoreihe entwickelt, die Copilot genau dort zeigt, wo die Mitarbeitenden jeden Tag arbeiten: in Outlook, Teams, OneNote und OneDrive. Durch die Module führt ein KI-Avatar, die Abläufe sind als echte Bildschirmaufnahmen zu sehen.
Aus einer Lizenz wird eine Gewohnheit
Ausgangslage
Copilot war ausgerollt, aber viele Mitarbeitende wussten nicht, was sie damit in ihrem eigenen Arbeitsalltag anfangen sollen. Präsenzschulungen erreichen nicht alle Standorte und Schichten.
Lösung
Kurze Videomodule pro Anwendung mit echten Bildschirmaufnahmen, moderiert von einem KI-Avatar und ausgespielt als Video in PowerPoint, jederzeit abrufbar.
Ergebnis
Jede und jeder kann sich im eigenen Tempo einarbeiten, alle sehen dieselben Inhalte, und neue Copilot-Funktionen lassen sich ohne neuen Dreh ergänzen.
Die Lizenz ist da, die Nutzung fehlt
Copilot-Lizenzen sind eine der schnellsten Ausgaben und eine der langsamsten Wirkungen. Untersuchungen zur Copilot-Nutzung zeigen, dass ohne strukturierte Einarbeitung nur rund 36 bis 38 Prozent der lizenzierten Mitarbeitenden das Werkzeug regelmäßig verwenden (Microsoft Research, 2025, und Recon Analytics, 2026). Der Rest probiert es einmal aus und kehrt zur alten Arbeitsweise zurück.
Bei unserem Kunden kamen zwei Dinge dazu. Erstens arbeiten die Teams über mehrere Standorte und Schichten verteilt, ein gemeinsamer Schulungstermin ist dort kaum zu organisieren. Zweitens ist die Branche reguliert: Was in Prompts stehen darf und was nicht, ist keine Nebensache, sondern gehört in jede Schulung.
Allgemeine Copilot-Trainings von der Stange helfen da wenig. Gebraucht wurde etwas, das die eigenen Abläufe zeigt, jederzeit abrufbar ist und sich aktualisieren lässt, wenn Microsoft das nächste Update ausrollt.
Kurze Module, echte Bildschirmaufnahmen, ein Avatar als Moderator
Statt einer großen Schulung haben wir viele kleine Einheiten gebaut. Jedes Modul behandelt eine Anwendung und dauert wenige Minuten. Zu sehen ist der echte Ablauf am Bildschirm, gesprochen und erklärt wird er von einem KI-Avatar aus Synthesia. Ausgespielt werden die Module als Video in PowerPoint, so lassen sie sich ohne neue Plattform im Unternehmen verteilen.
- Konzept und LernpfadWelche Rollen brauchen welche Funktionen, in welcher Reihenfolge
- Drehbuch je ModulKonkreter Anwendungsfall, Prompt und Ergebnis, abgestimmt mit dem Kunden
- BildschirmaufnahmeDer echte Ablauf in Outlook, Teams, OneNote und OneDrive
- Avatar und VertonungSynthesia erzeugt Moderation und Stimme aus dem Drehbuch
- Ausspielen im UnternehmenAls Video in PowerPoint, abrufbar für alle Standorte und Schichten
Kommt eine neue Copilot-Funktion dazu, wird nur das betroffene Modul neu erzeugt.
Was in den Modulen gezeigt wird
Jedes Modul beantwortet eine Frage, die Mitarbeitende wirklich stellen. Kein Funktionsüberblick, sondern der Weg von der Aufgabe zum Ergebnis, einmal komplett am Bildschirm vorgeführt.
- OutlookPosteingang zusammenfassen, Antwortentwürfe erstellen, Thema nachverfolgen.
- TeamsMeeting zusammenfassen, Aufgaben und Entscheidungen herausziehen, Nachlese für Abwesende.
- OneNoteNotizen ordnen, aus Stichpunkten ein Protokoll machen.
- OneDriveDokumente finden, Inhalte mehrerer Dateien zusammenfassen.
- Prompts, die funktionierenAufgabe, Kontext, Format. Mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag.
- Do and Don’tWelche Informationen gehören in einen Prompt und welche nicht.
Womit die Schulungsvideos entstanden sind
Die Produktion läuft ohne Drehteam, ohne Studio und ohne neue Lernplattform. Das hält die Kosten niedrig und macht Aktualisierungen zur Routine statt zum Projekt.
Microsoft 365 Copilot
Gegenstand der SchulungDie Module zeigen Copilot in Outlook, Teams, OneNote und OneDrive, jeweils an einer Aufgabe, die im Alltag wirklich vorkommt.
Synthesia
KI-Avatar und StimmeErzeugt Moderation und Sprachausgabe direkt aus dem Drehbuch. Ändert sich ein Satz, wird das Modul neu erzeugt statt neu gedreht.
Bildschirmaufnahmen
Der echte AblaufJeder Schritt wird im laufenden System aufgenommen. Die Mitarbeitenden sehen genau die Oberfläche, die sie selbst vor sich haben.
PowerPoint
Format für die AusspielungDie Module liegen als Video in einer Präsentation. Jeder kann sie öffnen, es braucht keine zusätzliche Software und keine neue Plattform.
Verteilung im Unternehmen
Über die vorhandenen KanäleDie Module werden dort abgelegt, wo die Mitarbeitenden ohnehin arbeiten, etwa in Teams oder im Intranet, und sind jederzeit abrufbar.
Vom Lernpfad bis zum fertigen Modul
Schulungsinhalte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand entscheidet, was wirklich wichtig ist. Deshalb steht am Anfang der Lernpfad, nicht die Kamera.
Mobilisierung
Ziele, Zielgruppen und Rollen klären, Freigabewege mit IT, HR und Compliance festlegen.
Status-quo-Aufnahme
Typische Aufgaben je Rolle sammeln, passende Copilot-Funktionen auswählen, Lernpfad und Modulliste festlegen.
Entwicklung
Drehbücher schreiben, Bildschirmaufnahmen erstellen, Avatar und Vertonung erzeugen, Pilotmodul abstimmen.
Umsetzung und Betreuung
Module ausrollen, Rückfragen einsammeln, Inhalte nachschärfen und bei neuen Funktionen ergänzen.
Was die Videoreihe dem Unternehmen bringt
Einarbeitung ohne Termin
Schichtarbeit, mehrere Standorte, Urlaub: Jede und jeder startet dann, wenn es in den Arbeitstag passt.
Alle sehen dasselbe
Keine Schulung hängt mehr davon ab, wer sie gerade hält. Neue Mitarbeitende bekommen von Tag eins denselben Stand.
Aktualisieren statt neu drehen
Copilot ändert sich laufend. Ein geändertes Drehbuch genügt, und das Modul ist wieder aktuell.
Copilot landet im Alltag
Weil die Beispiele aus der eigenen Arbeit kommen, wird aus einer bezahlten Lizenz eine tägliche Gewohnheit.
Fragen zu Copilot-Schulungen mit KI-Avatar
Wie schult man Mitarbeitende am besten in Microsoft 365 Copilot?
Mit kurzen, rollenbezogenen Einheiten an echten Aufgaben statt mit einem großen Funktionsüberblick. Wichtig sind Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag, klare Prompt-Vorlagen und die Möglichkeit, Inhalte jederzeit noch einmal anzuschauen. Genau dafür eignen sich abrufbare Videomodule besser als ein einmaliger Termin.
Was bringt ein KI-Avatar gegenüber einem klassischen Schulungsvideo?
Er macht Änderungen billig. Bei einem gedrehten Video bedeutet jede neue Funktion einen neuen Drehtag. Mit einem KI-Avatar wird das Drehbuch angepasst und das Modul neu erzeugt. Dazu kommen gleichbleibende Qualität, einfache Übersetzungen in weitere Sprachen und kein Terminaufwand für Sprecher oder Studio.
Welche Copilot-Funktionen sollte man zuerst schulen?
Die, die jeden Tag vorkommen: Mails zusammenfassen und beantworten in Outlook, Meetings nachbereiten in Teams, Notizen und Protokolle in OneNote, Dokumente finden und zusammenfassen in OneDrive. Spezialfälle in Excel oder PowerPoint kommen später, wenn die Grundlagen sitzen.
Wie bleiben die Schulungen aktuell, wenn Microsoft ständig Neues ausrollt?
Durch den modularen Aufbau. Jedes Modul behandelt eine Anwendung und einen Anwendungsfall. Ändert sich etwas, wird nur dieses eine Modul überarbeitet, nicht die ganze Reihe.
Funktioniert das auch in regulierten Branchen wie Pharma?
Ja, wenn der Umgang mit Daten Teil der Schulung ist. In den Modulen wird gezeigt, welche Informationen in einen Prompt gehören und welche nicht. Die Inhalte gehen vor der Veröffentlichung durch die üblichen Freigaben im Unternehmen, und in den Beispielen werden keine echten Personen- oder Studiendaten verwendet.
Reicht die kostenlose Copilot-Version, oder braucht es eine Lizenz?
Das sind zwei verschiedene Werkzeuge, und genau diese Unterscheidung gehört in die Schulung. Die frei verfügbare Variante arbeitet ohne Zugriff auf Ihre Firmendaten. Erst die lizenzierte Version von Microsoft 365 Copilot arbeitet mit Ihren Mails, Dateien und Besprechungen und ist damit im Arbeitsalltag nützlich.
Sie haben Copilot ausgerollt, aber kaum jemand nutzt es?
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